Tìm hiểu thư điện tử là gì? Các chức năng và lợi ích của thư điện tử

Thư điện tử có lẽ không còn là một khái niệm xa lạ với nhiều người, đây là công cụ có thể giúp bạn đăng ký Facebook, Instagram, Flickr…, và cả nhiều dịch vụ phổ biến hiện nay như các trang mua sắm trực tuyến như Shopee, Lazada, Tiki. Hãy cùng ikorglobal.com tìm hiểu về thư điện tử là gì qua bài viết dưới đây nhé!

I. Thư điện tử là gì?

Thư điện tử Email là từ viết tắt của Electronic Mail. Đây là một phương thức trao đổi (gửi-nhận) thông tin liên lạc qua Internet. Thư được lưu trong email có thể tồn tại dưới dạng tệp đính kèm dưới dạng văn bản (text), hình ảnh, âm thanh, và video.

Thư điện tử Email là từ viết tắt của Electronic Mail

Thư điện tử là một trong những phương tiện trao đổi thông tin trực tuyến phổ biến nhất hiện nay, phương thức giao tiếp qua mạng Internet này có thể mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng, nhưng muốn sử dụng thư điện tử một cách hiệu quả thì trước hết bạn cần tìm hiểu kỹ.

Email được tạo ra lần đầu tiên vào những năm 60 nhưng việc sử dụng nó còn rất hạn chế, Internet ngày càng phát triển thì nhu cầu sử dụng thư điện tử cũng tăng theo, cho đến nay, email đã trở thành một phương tiện giao tiếp trực tuyến rất phổ biến với mọi người.

II. Cấu trúc của thư điện tử

Nó bao gồm hai phần cơ bản: Tên hộp thư: Tên hộp thư đứng trước ký tự @, viết liền không dấu, do người dùng đặt, ví dụ đối với email: [email protected] thì nguyenminhtam là tên hộp thư.

Tên miền: Đây là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ email của bạn, đứng trước ký hiệu @.

Ví dụ: trong một email miễn phí do Gmail cung cấp, phần mở rộng tên miền là @ gmail.com. Email ngày nay có tốc độ gửi nhanh như chớp / nhận tốc độ, cho phép bạn trao đổi thông tin gần như ngay lập tức, không chỉ vậy, không chỉ có văn bản, mà email còn có thể được đính kèm hình ảnh, video, âm thanh,… rất sinh động.

III. Các chức năng và lợi ích phân loại thư điện tử email

Dưới đây là đơn cử một vài chức năng mà một email tốt cần có:

  • Spam Filter: Một nhà cung cấp dịch vụ gửi mail tốt sẽ có hệ thống phát hiện và lọc thư spam trong hộp thư đến.
  • Storage: Không gian lưu trữ của tài khoản. Tùy theo nhà cung cấp và phiên bản (trả phí hay mất phí) mà không gian lưu trữ này sẽ có sự khác biệt.
  • Sổ địa chỉ (addresses): Chức năng dùng để lưu trữ các địa chỉ liên lạc cần thiết.
  • Find/search mail: Công cụ tìm kiếm email trong hộp thư.
  • Tự động trả lời email: Chức năng này cho phép hệ thống tự động gửi mail trả lời (theo mẫu đã soạn thảo trước) khi có thư đến.
Một nhà cung cấp dịch vụ gửi mail tốt sẽ có hệ thống phát hiện và lọc thư spam trong hộp thư đến

So với mail truyền thống, email mang lại nhiều lợi thế cho người dùng, cụ thể như sau:

  • Nhận email nhanh chóng và dễ dàng: Nếu bạn gửi email theo cách thông thường thì thời gian nhận được email có thể rất lâu, tùy thuộc vào khoảng cách địa lý của bạn. Tuy nhiên, trong trường hợp email, bạn chỉ cần click vào nó và trong vòng một phút người bên kia sẽ nhận được tin nhắn, do đó, khi bạn gửi email, thời gian nhận được email giảm đi rất nhiều, mọi thao tác cũng được được đơn giản hóa tối đa.
  • Tiết kiệm chi phí: Đối với thư thông thường, bạn sẽ phải trả phí vận chuyển Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng thư điện tử, thông tin được truyền gần như miễn phí qua Internet.
  • Gửi email bất kỳ lúc nào: Bạn có thể gửi Nó chứa các loại thông tin khác nhau, ngoài văn bản, email cũng có thể được đính kèm với số lượng lớn các tệp, hình ảnh, âm thanh, v.v.

IV. Những nguyên tắc vàng khi sử dụng thư điện tử email

1. Sở hữu địa chỉ email lâu dài

Thay đổi địa chỉ email của bạn có thể phức tạp như thay đổi số điện thoại di động, khiến bạn bè và đối tác của bạn khó cập nhật danh sách của bạn hơn. Nguyên nhân chính khiến bạn phải thay đổi địa chỉ email là do thay đổi công việc (sử dụng email ) địa chỉ do cơ quan cấp) hoặc vấn đề với nhà cung cấp dịch vụ email của bạn (tạm ngừng dịch vụ hoặc phá sản).

Bằng cách chọn một nhà cung cấp đáng tin cậy, bạn có thể giảm thiểu nhu cầu thay đổi địa chỉ email của mình. Gmail, Yahoo, Hotmail hoặc AOL là đáng tin cậy Và nếu bạn muốn có một địa chỉ email gắn bó với mình mãi mãi, cách duy nhất là đăng ký một tên miền và mua dịch vụ email đi kèm với tên miền đó.

2. Chỉ nên có 2 địa chỉ email

Bạn có địa chỉ email mà Yahoo không sử dụng trong nhiều năm không? Bạn có muốn đăng ký tài khoản email miễn phí với từng nhà cung cấp không? Bạn có địa chỉ email cơ quan, địa chỉ nhà cung cấp dịch vụ internet và địa chỉ liên kết với Facebook.

Nếu bạn có quá nhiều địa chỉ email, bạn sẽ chỉ mất nhiều thời gian để kiểm tra email của mình. Tốt nhất, bạn chỉ nên giữ hai địa chỉ email. Một cho bản tin và một cho liên lạc chính thức. Nếu bạn không thể bỏ email công việc của mình địa chỉ (do chủ nhân của bạn cung cấp), chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng nó cho công việc.

3. Hiểu sự khác nhau giữa CC và BCC

Tuy nhiên, CC và BCC hiện nay được hiểu là những đường truyền chung và được truyền cho nhiều người Tuy nhiên, giữa CC và BCC có sự khác biệt, nếu bạn chọn gửi CC thì tất cả những người nhận của vậy, nếu bạn muốn gửi một email cho nhiều của mọi người, bạn cần đặt.

Email biết địa chỉ của danh sách gửi chung và trong trường hợp BCC, người nhận không biết địa chỉ của danh sách gửi chung. Bằng cách đó, người nhận không biết email Do đó, bạn nên tôn trọng quyền riêng tư của người nhận và không tiết lộ địa chỉ email của người nhận khi chưa được sự đồng ý của người khác.

4. Đặt thư tiêu đề rõ ràng ngắn gọn

Xin chào, bạn có khỏe không? “Hoặc Gửi cho tôi lá thư này” là một tiêu đề thư thường bị bỏ qua, đặc biệt là đối với những người nhận hàng trăm tin nhắn mỗi ngày. Nếu bạn không muốn bỏ qua thông điệp, hãy đảm bảo rằng bạn truyền tải được những gì bạn muốn Không bao gồm tên chẳng hạn như “LetterfromEric” trong chủ đề.

Người nhận có thể biết ai đã gửi thư từ địa chỉ được liệt kê trong hộp Từ

Người nhận có thể biết ai đã gửi thư từ địa chỉ được liệt kê trong hộp Từ. Nếu thư quan trọng, bạn phải luôn bao gồm nếu có thể, bao gồm tính khẩn cấp hoặc thời hạn (” trả lời ngày hôm nay về vụ cháy của Giám đốc điều hành “) để đảm bảo rằng bức thư được đọc nhanh hơn.

Ngày nay, thư điện tử là một dịch vụ không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, thư điện tử còn đóng một vai trò quan trọng trong việc liên lạc giữa các cá nhân và trao đổi thông tin giữa các tổ chức, công ty, ngoài ra thư điện tử là thông tin được nhiều dịch vụ khác yêu cầu nếu bạn chưa có địa chỉ email, bạn có thể tạo một địa chỉ email bằng cách làm theo các bước sau: để tạo và sử dụng tài khoản. Hy vọng bài viết thư điện tử là gì sẽ hữu ích đối với bạn đọc!

© 2024 Mitom TV. Đã đăng ký Bản quyền.